Compte rendu assemblée générale du 3 octobre 2019 Assemblée Générale Annuelle du 03 octobre 2019
Présents:
Enseignants : Mme Duriez,
Stéphane, Delphine, Christophe, Joanna, Oriane, Solène, Philippe, Marina, Audrey, Marie, Elodie, Christelle, Valérie, Thomas
Rappel des évènements 2018/2019:
- Apéritifs et goûters
- Concours de dessin
- Tombola – bourriches d’huitres
- Bulbes
- Sapins
- Loto
- Vide-grenier
- Fête de l’école
Bilan financier 2018/2019
Au total, les évènements 2018/2019 auront permis de dégager un bénéfice de 8 993,77 euros, contre 7 912,12 € l’année précédente.
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BILAN 2018/2019 SIMPLIFIE |
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ADHESIONS |
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2017/2018 |
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RECETTES |
355,00 € |
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DEPENSES |
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BENEFICE |
355,00 € |
404,00 € |
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FRAIS DE FONCTIONNEMENT |
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2017/2018 |
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RECETTES |
450,00 € |
450,00 € |
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DEPENSES |
347,99 € |
365,28 € |
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BENEFICE |
102,01 € |
84,72 € |
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APERITIFS - GOUTERS - CONCOURS DE DESSIN |
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2017/2018 |
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RECETTES |
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DEPENSES |
176,85 € |
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PERTE |
176,85 € |
265,61 € |
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SAPINS |
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2017/2018 |
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RECETTES |
1 463,50 € |
1 393,50 € |
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DEPENSES |
976,71 € |
921,14 € |
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BENEFICE |
486,79 € |
472,36 € |
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BOURRICHES |
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2017/2018 |
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RECETTES |
826,00 € |
1 281,85 € |
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DEPENSES |
277,56 € |
591,93 € |
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BENEFICE |
548,44 € |
689,92 € |
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BULBES |
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2017/2018 |
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RECETTES |
1 228,40 € |
840,81 € |
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DEPENSES |
887,67 € |
631,80 € |
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BENEFICE |
340,73 € |
209,01 € |
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VIDE-GRENIER |
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2017/2018 |
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RECETTES |
2 783,87 € |
2 210,00 € |
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DEPENSES |
744,61 € |
461,68 € |
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BENEFICE |
2 039,26 € |
1 748,32 € |
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LOTO |
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2017/2018 |
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RECETTES |
6 141,63 € |
5 637,22 € |
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DEPENSES |
3 495,70 € |
3 207,61 € |
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BENEFICE |
2 645,93 € |
2 429,61 € |
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FETE DE L’ECOLE |
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2017/2018 |
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RECETTES |
5 531,90 € |
5 097,16 € |
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DEPENSES |
2 879,44 € |
3 120,37 € |
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BENEFICE |
2 652,46 € |
1 976,79 € |
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TOTAL DES EVENEMENTS 2018/2019 |
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2017/2018 |
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BENEFICE |
8 993,77 € |
7 912,12 € |
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Disponibilités : |
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Solde sur compte courant au 31/08/19 |
9 537,31 € |
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Solde compte sur livret au 31/08/19 |
235,39 € |
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Charges provisionnées non encore |
-140,47 € |
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SOLDE |
9 632,23 € |
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Affectation 2018/2019 : 9000 € à titre de dotation aux écoles (1/3 maternelle, 2/3 élémentaire) |
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Compte tenu des bénéfices obtenus et du fonds de roulement dont nous disposons, nous décidons que la dotation aux écoles maternelle et élémentaires s’élèvera à environ 9 000 € pour l’exercice 2019/2020.
Il a été proposé aux directrices de verser la dotation à hauteur de 1/3 pour l’école maternelle et 2/3 pour l’école élémentaire comme l’année dernière, ce qui a été confirmé lors de l’Assemblée générale.
Fonctionnement de l’Amicale
Nous maintenons le système de fonctionnement de l’année dernière qui a largement contribué à diminuer la durée des réunions. Les réunions à l’école seront consacrées au lancement des projets et la mise en commun des commissions constituées pour chaque évènement (par exemple pour le loto, il pourra y avoir une commission lots, une commission communication, une commission logistique, une commission restauration).
Les commissions pourront ensuite se réunir chez les bénévoles pour faire avancer les projets.
Pour chaque évènement une liste des tâches à effectuer est mise en place pour mieux répartir ces taches entre les bénévoles.
Élection du Bureau 2018/2019 :
- Président : Christophe Champouret
- Vice-président : Anthony Nicolas
- Trésorier : Philippe Maire
- Trésorière adjointe : Delphine Cottaz
- Secrétaire : Joanna Herbreteau
- Secrétaire adjointe : Orianne Bodiguel
Évènements à venir:
- Sapins : le mot doit être dans les cahiers avant les vacances
- Loto : 22/12/19
- Tombola : remplacement des bourriches d’huitres par un panier garni (demande de devis à plusieurs commerçants)
- Bulbes : à relancer au printemps avec Delphine
- Vide-grenier : 17/05/2020
- Fête de l’école : 27/06/2020, à réfléchir sur une solution pour le spectacle pendant les travaux du vieux Couvent (estrade couverte dans la cour ?)
Prochaine réunion : jeudi 07 novembre 2019
SAPINS
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Avant les
vacances |
Faire point sur les tarifs et fixer les dates de commande et de livraison avec la SCEA TAVARSON >>> Fait lors de l’AG |
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Voir avec l’école si la livraison est toujours possible dans la cour >>> OK |
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Préparer le mot à l’attention des parents, l’imprimer et le distribuer une semaine avant les vacances >>> Joanna |
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Dès la rentrée |
Distribution dans les cahiers du mot de rappel (soit environ une semaine de délai pour passer commande) >>> Cette année rappel par mail |
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Aux
alentours |
Traiter les commandes (cf. tableau Excel), préparer le bon de commande et le transmettre au fournisseur >>> Chris |
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J – 7 avant la livraison |
Prévoir des bénévoles pour la livraison (nombre : 2 en permanence) présence nécessaire à 16 heures pour trier |
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Jour J |
Livraison de 16h20 à 18 heures 30 >>> Date à valider avec le fournisseur |
LOTO le22 décembre 2019
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Courant
septembre |
Fixer la date avec la Mairie (contrat de réservation) >>> Chris et Gilles >>> Fait avec Delphine |
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Réserver la prestation de l’agent SSIAP >>> Joanna |
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Demande d’autorisation de débit de boissons à la Mairie >>> Delphine |
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Réserver le matériel auprès du Comité des Fêtes : - Tables (40) - Chaises >>> Philippe |
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Référent : - 2 référents généraux – dont une personne du bureau - Lots >>> Delphine, Solène, Katia, Audrey - Communication >>> Joanna - Matériel >>> Philippe - Restauration et courses >>> Chris - Réservations >>> Elodie |
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J-60 |
Mettre la liste des lots à jour (en vue de l’impression du flyer) >>> Joanna |
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Déterminer le système des réservations de places >>> Par téléphone |
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Imprimer le flyer (500 exemplaires max) >>> En attente |
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Transmission des flyers à Gilles >>>> Joanna |
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Demander à la mairie l’emplacement des banderoles >>> Philippe et Stéphane |
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Communiquer la date du loto aux médias (internet, papier) >>> Joanna |
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L'équipe de l'Amicale des Poulpikans
